โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ธุรกิจยุคใหม่ต้องมี ก่อนเงินหายไปโดยไม่รู้ตัว
เคยเปิดสมุดบัญชีแล้วงงว่าเงินหายไปไหน? หรือนั่งกรอกตัวเลขในเอกเซลล์จนดึกดื่น แต่ยังออกรายงานภาษีไม่ได้? ถ้าใช่ นั่นคือสัญญาณชัดเจนว่าธุรกิจของคุณต้องการ โปรแกรมบัญชีออนไลน์ อย่างเร่งด่วน
ในยุคที่ทุกอย่างเคลื่อนที่ด้วยข้อมูลเรียลไทม์ เจ้าของกิจการที่ยังพึ่งพาสมุดบัญชีหรือ spreadsheet แบบเก่า กำลังเสียเปรียบคู่แข่งที่ใช้เครื่องมือทันสมัยอยู่ทุกวัน เพราะสิ่งที่คุณตัดสินใจได้ช้ากว่า คือโอกาสที่หายไปเร็วกว่า
โปรแกรมบัญชีออนไลน์คืออะไร และทำไมมันถึงสำคัญกับธุรกิจของคุณ
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ คือซอฟต์แวร์ที่ทำงานผ่านระบบคลาวด์ ไม่ต้องติดตั้งบนเครื่อง ไม่ต้องกลัวข้อมูลหาย และเข้าถึงได้ทุกที่ทุกเวลาผ่านอินเทอร์เน็ต ไม่ว่าจะเป็นแล็ปท็อป มือถือ หรือแท็บเล็ต
สิ่งที่แตกต่างจากโปรแกรมบัญชีแบบเดิมอย่างชัดเจนคือ ข้อมูลอัปเดตแบบเรียลไทม์ ทีมบัญชีและเจ้าของกิจการเห็นตัวเลขเดียวกันพร้อมกันได้ทันที ลดข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน และที่สำคัญคือ ลดภาระงานซ้ำซากที่กินเวลาโดยไม่สร้างมูลค่าให้ธุรกิจ
สำหรับเจ้าของ SME ร้านค้าออนไลน์ ฟรีแลนซ์ หรือสตาร์ทอัป ที่ไม่มีทีมบัญชีประจำ โปรแกรมประเภทนี้คือตัวช่วยที่เปลี่ยนงานซับซ้อนให้เป็นเรื่องง่ายขึ้นมากในชีวิตประจำวัน
ฟีเจอร์สำคัญที่โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดีต้องมี
ไม่ใช่ทุกโปรแกรมที่เรียกตัวเองว่า “ครบครัน” จะตอบโจทย์ธุรกิจของคุณได้จริง ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ ลองดูว่าโปรแกรมนั้นมีสิ่งเหล่านี้ครบหรือยัง
ออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จได้ในคลิกเดียว เพราะทุกธุรกิจที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ต้องออกเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมายได้อย่างรวดเร็ว โปรแกรมที่ดีจะช่วยกรอกข้อมูลลูกค้าอัตโนมัติ คำนวณ VAT ให้เลย ไม่ต้องนั่งคิดเองให้ปวดหัว
เชื่อมต่อกับธนาคารได้โดยตรง ฟีเจอร์นี้ช่วยให้รายการเดินบัญชีนำเข้าระบบอัตโนมัติ ลดงานกรอกข้อมูลซ้ำ และยืนยันยอดเงินระหว่างบัญชีธนาคารกับระบบบัญชีได้แม่นยำขึ้น
รายงานการเงินแบบเรียลไทม์ ทั้งกำไร-ขาดทุน งบดุล กระแสเงินสด สามารถดูได้ทันทีไม่ต้องรอสิ้นเดือน เพราะการตัดสินใจทางธุรกิจที่ดีต้องอิงจากข้อมูลล่าสุด ไม่ใช่ตัวเลขเดือนที่แล้ว
รองรับมาตรฐานภาษีไทย ไม่ว่าจะเป็นการยื่น ภ.ง.ด. 1, 3, 53, ภ.พ. 30 หรือแม้แต่รายงาน สปส. โปรแกรมที่เขียนมาสำหรับตลาดไทยโดยเฉพาะจะช่วยจัดการเรื่องเหล่านี้ได้ตรงจุดกว่า
ระบบสิทธิ์ผู้ใช้งาน สามารถกำหนดว่าใครเห็นข้อมูลอะไรได้บ้าง เพราะไม่ใช่ทุกคนในทีมที่ควรเห็นตัวเลขทั้งหมดของบริษัท
ประเภทธุรกิจที่ได้ประโยชน์สูงสุดจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์
หลายคนคิดว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์เหมาะกับบริษัทขนาดใหญ่เท่านั้น แต่ความจริงคือ ยิ่งธุรกิจเล็ก ยิ่งต้องการมันมากกว่า เพราะทรัพยากรมีจำกัด ข้อผิดพลาดในบัญชีจึงส่งผลกระทบต่อสภาพคล่องได้ทันที
ร้านค้าออนไลน์ที่มียอดออเดอร์จำนวนมากต่อวัน ต้องการระบบที่นำเข้ารายการขายอัตโนมัติจากแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ แทนที่จะต้องนั่งกรอกทีละรายการ
ฟรีแลนซ์และที่ปรึกษาอิสระ มักมีรายได้ไม่สม่ำเสมอและต้องจัดการภาษีบุคคลธรรมดาอย่างระมัดระวัง โปรแกรมบัญชีช่วยให้ติดตามรายรับ-รายจ่ายและเตรียมข้อมูลยื่นภาษีประจำปีได้ง่ายขึ้นมาก
ธุรกิจบริการ เช่น คลินิก สปา หรือสตูดิโอ มักต้องออกใบเสร็จบ่อยและต้องการรายงานรายได้รายวันที่ชัดเจน ซึ่งโปรแกรมบัญชีออนไลน์ตอบโจทย์ได้ดีมาก
วิธีเลือกโปรแกรมบัญชีออนไลน์ให้เหมาะกับธุรกิจ
อย่าเลือกตามโฆษณา และอย่าเลือกเพราะราคาถูกที่สุด เพราะโปรแกรมที่ใช้ยากหรือรองรับภาษีไทยไม่ครบ จะกลายเป็นต้นทุนซ่อนเร้นในภายหลัง
เริ่มด้วยการถามตัวเองว่า ธุรกิจคุณมีพนักงานกี่คน มีกี่สาขา ขายผ่านช่องทางไหน และต้องรายงานภาษีประเภทใดบ้าง จากนั้นค่อยเปรียบเทียบฟีเจอร์ของแต่ละโปรแกรมว่าครอบคลุมความต้องการเหล่านี้หรือเปล่า
อีกเรื่องที่หลายคนมองข้ามคือ การซัพพอร์ต โปรแกรมที่มีทีมช่วยเหลือภาษาไทย ตอบสนองรวดเร็ว และอัปเดตระบบให้ทันกฎหมายภาษีที่เปลี่ยนแปลงทุกปี มีมูลค่ามากกว่าโปรแกรมราคาถูกที่ไม่มีใครดูแลหลังบ้าน
ทดลองใช้ฟรีก่อนเสมอ โปรแกรมบัญชีส่วนใหญ่ในตลาดมีช่วงทดลองใช้ฟรี 14-30 วัน ใช้เวลานั้นทดสอบกับข้อมูลจริงของธุรกิจ จะได้รู้ว่าใช้ง่ายหรือซับซ้อนเกินไปสำหรับทีมของคุณ
ค่าใช้จ่ายของโปรแกรมบัญชีออนไลน์ คุ้มค่าแค่ไหน
เจ้าของธุรกิจหลายรายยังลังเลเรื่องค่าบริการรายเดือนหรือรายปี แต่ถ้าคิดให้ครบ ต้องรวมเวลาที่เสียไปกับงานบัญชีซ้ำซากด้วย เวลาที่ใช้นั่งกรอกข้อมูล ตรวจสอบตัวเลข หรือโทรถามนักบัญชีเรื่องเดิมซ้ำไปซ้ำมา นั้นคือต้นทุนที่จ่ายอยู่ทุกเดือนโดยไม่รู้ตัว
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ในประเทศไทยมีราคาตั้งแต่หลักร้อยถึงหลักพันบาทต่อเดือน ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์และขนาดธุรกิจ ถ้าโปรแกรมช่วยลดเวลางานลงได้แม้แค่ 5-10 ชั่วโมงต่อเดือน มูลค่าที่ได้กลับมาย่อมคุ้มกว่าค่าบริการที่จ่ายไปอย่างแน่นอน
และยิ่งถ้าเคยเจอปัญหาถูกสรรพากรตรวจสอบ หรือยื่นภาษีผิดพลาด แล้วต้องเสียค่าปรับหรือค่าที่ปรึกษาภาษีเพื่อแก้ไข นั่นคือต้นทุนที่โปรแกรมบัญชีดีๆ ช่วยป้องกันได้ตั้งแต่ต้น
สรุปสิ่งที่คุณควรรู้เกี่ยวกับโปรแกรมบัญชีออนไลน์
โปรแกรมบัญชีออนไลน์ไม่ใช่ความฟุ่มเฟือยสำหรับธุรกิจยุคนี้ แต่เป็นพื้นฐานที่ทุกกิจการที่อยากเติบโตอย่างมั่นคงต้องมี เพราะข้อมูลทางการเงินที่ถูกต้องและทันสมัยคือรากฐานของทุกการตัดสินใจที่ดี ไม่ว่าจะเป็นการลงทุนเพิ่ม การขอสินเชื่อ หรือแค่การรู้ว่าวันนี้ธุรกิจกำไรหรือขาดทุน
เจ้าของกิจการที่เลือกใช้เครื่องมือที่ใช่ตั้งแต่เนิ่นๆ มักมีเวลาโฟกัสกับงานที่สร้างรายได้จริงมากกว่า แทนที่จะจมอยู่กับงานเอกสารที่ระบบสามารถทำแทนได้อยู่แล้ว ถึงเวลาแล้วที่จะปล่อยให้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ทำงานหนักแทนคุณ
